Política de Privacidad para Empleados de onLygal Seguros

Identidad: Onlygal Seguros y Reaseguros, S.A.U. (en adelante, onLygal Seguros)
Dirección postal: Plaza de Europa 41-43, 6ª planta, de L’Hospitalet de Llobregat (08908), Barcelona
Correo electrónico: direccion.personal@onlygal.es
Contacto Delegado de Protección de Datos: dpd@onlygal.es

En onLygal Seguros tratamos los datos que nos ha facilitado el empleado en el momento de incorporación, así como aquellos que pudieran ser aportados durante el curso de la relación laboral, de acuerdo con las siguientes finalidades:

1. Concertar el contrato de trabajo y hacer efectivo el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales por ambas partes.

2. Prevenir riesgos laborales y velar por la salud de los trabajadores en el trabajo. En el caso de que concurran circunstancias excepcionales, que requieran que la empresa adopte medidas para salvaguardar la salud de los empleados, tales como epidemias o catástrofes, la empresa podrá tratar los datos de salud de los empleados con la finalidad de prevenir riesgos laborales y mantener el lugar de trabajo libre de riesgos sanitarios. Dicha información no será utilizada por onLygal Seguros para otra finalidad distinta a la indicada en este punto.

3. Cumplir, en el marco de la relación laboral, las obligaciones con la Seguridad Social y/o con a la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.

4. Llevar a cabo la gestión administrativa, fiscal y contable derivada de la relación laboral, incluida la gestión de nóminas y la emisión de certificados de retención del IRPF, así como la atención de cualquier requerimiento de la Administración Pública. Estas actuaciones pueden implicar el tratamiento de determinados datos de salud estrictamente necesarios, como los datos relativos a porcentajes de discapacidad (propia o de familiares) que el empleado pueda facilitar a la empresa con la finalidad de realizar las deducciones necesarias en la retención del IRPF.

5. Prevención del blanqueo y financiación del terrorismo.

6. Comunicar los datos del empleado a Mutua de Propietarios Seguros y Reaseguros a Prima Fija (en adelante, Mutua de Propietarios), entidad matriz del Grupo al que pertenece la compañía, para que esta pueda llevar a cabo las investigaciones necesarias y resolver las denuncias formuladas en el Canal de denuncias del Grupo, por posibles incumplimientos de la normativa vigente y/o de la normativa interna de la compañía.

7. Comunicar información a la entidad matriz con fines administrativos internos, tales como la centralización de procesos administrativos e informáticos. Asimismo, onLygal Seguros podrá comunicar los datos de contacto profesional del empleado a Mutua de Propietarios con la finalidad de fomentar las buenas prácticas, el desarrollo profesional de los empleados y potenciar la comunicación de la empresa matriz con el empleado, para generar cultura de pertenencia al Grupo al que pertenece la compañía.

8. Cumplir las obligaciones establecidas en el convenio colectivo y el contrato, concertando en beneficio de los empleados seguros de vida y/o de aportación definida.

9. En el caso de que el empleado hubiese accedido, concertar otros seguros como el de protección jurídica y salud u otras prestaciones derivadas del sistema de retribución flexible, como la tarjeta transporte o el cheque guardería.

10. Cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa laboral, manteniendo un registro diario de jornada de los empleados, con la finalidad de verificar la jornada laboral diaria realizada.

11. Ofrecer y realizar el seguimiento de las acciones formativas, tanto de carácter
obligatorio como aquellas voluntarias solicitadas por el empleado.

12. Verificar el cumplimiento y la calidad de trabajo del empleado, realizando evaluaciones del desempeño del trabajo realizado, efectuando controles sobre el ordenador (monitorización de la actividad efectuada, inclusive sobre el correo electrónico) y la supervisión de las grabaciones de las llamadas telefónicas.

13. Analizar aspectos relativos al rendimiento laboral del empleado de forma manual y de forma automatizada, con la finalidad de llevar a cabo el derecho del empleador, previsto en el Estatuto de los Trabajadores, de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales del empleado.
La verificación del rendimiento del empleado se efectuará de forma automatizada mediante la utilización de la herramienta de Calidad & Productividad que tiene en cuenta:

 La productividad del empleado, calculada en función de las tareas recurrentes llevadas a cabo en los diferentes sistemas IT que utiliza. El cálculo considera el tiempo empleado en cada tarea, comparándolo con el denominado TMO (tiempo medio de operación calculado previamente realizando mediciones masivas por tipología de tarea). Los TMO se revisan de forma continuada (como mínimo, trimestralmente) para garantizar la fiabilidad de los resultados. La información se obtiene diariamente y de forma automatizada.
 La productividad del empleado, calculada en función de las tareas no recurrentes efectuadas, calculada a partir de la información diaria y manual, revisada por el responsable de equipo.
 La calidad del trabajo del empleado, calculada a partir de la auditoría mensual y manual llevada a cabo por el responsable de equipo.

La evaluación del trabajo sirve para detectar dimensionamientos de equipos inadecuados, detectar deficiencias de conocimientos, de habilidades y/o actitud, con el fin de adoptar medidas correctoras (como, por ejemplo, formación al empleado), así como para dimensionar los equipos y optimizar recursos. Un resultado pobre, mantenido en el tiempo, puede dar lugar a consecuencias disciplinarias, incluso el despido.

La evaluación del trabajo se comunica al empleado mensualmente junto con una información cualitativa de la auditoría de calidad y junto con la evaluación seudonimizada de sus compañeros de equipo.

El empleado tiene derecho a que no se evalúe su desempeño solo de forma automatizada con la herramienta de Calidad & Productividad, pudiendo expresar su punto de vista, impugnar la decisión y solicitar a su responsable de equipo, mediante correo electrónico, una revisión de su trabajo de forma no automatizada.

14. Con respeto a las normas de desconexión laboral, en caso de que fuera necesario, onLygal Seguros podrá utilizar los datos de contacto personales que el empleado hubiera facilitado para contactar con él.

15. En caso de que el empleado desempeñara labores comerciales y la empresa le hubiera asignado un vehículo, verificar el cumplimiento del empleado, mediante un sistema de geolocalización instalado en el vehículo, que puede ser desactivado por el empleado en sus trayectos particulares.

16. En caso de que el empleado efectuara actos de comunicación externa, tales como conceder entrevistas o impartir cursos/charlas/conferencias, promocionar la actividad de la empresa mediante la utilización de sus datos, en especial su nombre, imagen y/o voz, en la página web de la empresa y/o a través de otros medios de comunicación.

17. En caso de que la definición del puesto de trabajo requiriera efectuar una valoración sobre la aptitud y honorabilidad del empleado, efectuar dicha valoración y, en su caso, comunicar el resultado a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones.

18. Llevar a cabo acciones de comunicación interna, publicando en la intranet de la empresa fotografías de actos y celebraciones.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se halle vigente el contrato de trabajo concertado con onLygal Seguros. En la fecha de la finalización del contrato de trabajo, onLygal Seguros bloqueará sus datos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de Administraciones Públicas y Tribunales, con el fin de cumplir con las obligaciones legales. Transcurrido el periodo de bloqueo se procederá a su supresión.

La base legal para tratar los datos es la que indicamos a continuación, correlativamente a las finalidades anteriormente indicadas:

1. El tratamiento para concertar el trabajo y hacer efectivo el cumplimiento de obligaciones por ambas partes se fundamenta en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (en adelante Estatuto de los Trabajadores), por el Convenio colectivo general de ámbito estatal para el sector de entidades de seguros, reaseguros y mutuas colaboradoras con la Seguridad Social y el resto de normativa española y comunitaria que regula la actividad laboral.
2. El tratamiento de sus datos para prevenir riesgos laborales y la comunicación de sus datos a la empresa que lleva a cabo la prevención de riesgos laborales se basa en el cumplimiento de la normativa, en concreto de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
3. La comunicación de sus datos a la Seguridad Social y a la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales se fundamenta en el cumplimiento de la normativa, en concreto del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.
4. El tratamiento de datos para la gestión administrativa, fiscal y contable derivadas de la relación laboral se ampara en la propia ejecución del contrato y en el cumplimiento de obligaciones legales. La comunicación de los datos del empleado a la Administración Tributaria se basa en de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
5. El tratamiento para la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo es necesario para que onLygal Seguros pueda cumplir con las obligaciones legales establecidas en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
6. La comunicación de datos a Mutua de Propietarios para que esta pueda resolver las denuncias formuladas en el Canal de denuncias del Grupo, se fundamenta en el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que obliga a la compañía a disponer de un Sistema Interno de Información para la gestión de las denuncias e investigaciones derivadas de posibles incumplimientos de la normativa vigente y/o de la normativa interna de la compañía en los términos previstos en la citada Ley.
7. La comunicación de información a la entidad matriz con fines administrativos internos, tales como la centralización de procesos administrativos e informáticos se fundamenta en el interés legítimo de onLygal Seguros, de acuerdo con el Considerando 48 del Reglamento Europeo de Protección de Datos. La comunicación de datos de contacto profesional del empleado a la entidad matriz se fundamenta en el interés legítimo de onLygal Seguros, del Grupo y de sus empleados de disponer de oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional dentro del Grupo, así como mejorar la comunicación de la empresa matriz con el empleado, para generar cultura de pertenencia al Grupo al que pertenece la compañía.
8. El tratamiento de los datos personales necesarios para la contratación del seguro de vida y de aportación definida se legitima en el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en el Convenio colectivo.
9. El tratamiento de los datos personales para la contratación de seguros (como el de protección jurídica y salud) o para la contratación de otras prestaciones derivadas del sistema de retribución flexible, (como la tarjeta transporte o el cheque guardería) se efectuará siempre que el empleado hubiera consentido expresamente a ello en el documento de aceptación de tales condiciones.
10. El tratamiento para dar cumplimiento a la obligación de control y registro de la jornada laboral del trabajador se legitima en lo dispuesto en el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
11. La participación del empleado en acciones formativas se fundamenta en la obligación de la compañía de mantener a su plantilla debidamente formada.
12. La verificación de la calidad del trabajo desempeñado por el empleado y de la adecuada utilización de los medios electrónicos puestos a su disposición (p.e. correo electrónico, ordenador o internet), así como las grabaciones de las llamadas, se fundamentan en el interés legítimo de onLygal Seguros en controlar la actividad de los empleados y mejorar la calidad del servicio.
13. El análisis de los aspectos relativos al rendimiento laboral del empleado mediante la utilización de la herramienta de Calidad & Productividad se fundamenta en el interés legítimo de onLygal Seguros de mejorar la productividad general de sus empleados y, en su caso, adoptar las medidas para corregir deficiencias, dimensionar adecuadamente los equipos y optimizar los recursos.
14. La utilización de los datos de contacto personales que el empleado hubiera facilitado se fundamenta en el interés legítimo de onLygal Seguros de contactar con sus empleados.
15. El control de geolocalización se fundamenta en el interés legítimo de onLygal Seguros, con el fin de incrementar las medidas de seguridad y verificar la realización efectiva del trabajo asignado.
16. La utilización de los datos personales del empleado, obtenidos durante la impartición de cursos o charlas se basa en el interés legítimo de la compañía en promocionar su imagen y actividad.
17. La valoración sobre la aptitud y honorabilidad del empleado y, en su caso, la comunicación del resultado a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones se legitima en el cumplimiento de la Ley 20/2015, de 14 de julio, de Ordenación, Supervisión y Solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras y Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal y de la normativa de distribución de seguros.
18. La publicación de fotografías limitada al ámbito interno de la intranet de la empresa se basa en el interés legítimo de la compañía de comunicar las actividades que lleva a cabo para que sus empleados dispongan de la información necesaria para llevar a cabo su trabajo o para fomentar el compromiso y la cultura de pertenencia.

1. A Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales y a la empresa que lleva a cabo la prevención de riesgos laborales.
2. A las entidades aseguradoras con las que se concierten los seguros correspondientes.
3. A las empresas que gestionen la tarjeta restaurante, así como la tarjeta de transporte o guardería o cualquier otra empresa que gestione otras prestaciones derivadas del sistema de retribución flexible, siempre que el empleado hubiera consentido a ello.
4. A la Administración Tributaria, Seguridad Social y entidades bancarias para el cumplimiento de las obligaciones laborales y de pago de nómina. Comunicar sus datos a la Administración Tributaria con la finalidad de efectuar las retenciones fiscales, así como para atender cualquier otro tipo de requerimiento de las Administraciones Públicas.
5. Al Comité de Empresa para informarle de las sanciones impuestas a los trabajadores por faltas muy graves, remitirle copia de los contratos de trabajo y de las prórrogas y sus finalizaciones.
6. A Mutua de Propietarios a los efectos de la gestión administrativa intragrupo y de la gestión de las denuncias e investigaciones derivadas del incumplimiento de normativa vigente y/o normativa interna.
7. A los medios de comunicación y a empresas relacionadas con la promoción y enseñanza en el sector asegurador, en aquellos casos en que el empleado efectuara actos de comunicación externa con fines de promoción de la imagen y actividad de la empresa.
8. A Realia Patrimonio S.L. Unipersonal a los efectos de control de acceso al edificio de Torre Realia.
9. A las empresas externas que debieran impartir formación al empleado.
10. A las empresas externas que debieran prestar el servicio de desplazamiento y alojamiento cuando ello fuera necesario.

No se cederán datos a otros terceros, salvo obligación legal.

Transferencias internacionales

El tratamiento de los datos se realiza, con carácter general, por prestadores de servicios ubicados en países dentro del Espacio Económico Europeo (EEE) o que han sido declarados por la Comisión Europea con un nivel adecuado de protección. En particular, onLygal Seguros contrata algunas de las herramientas que utiliza para el normal funcionamiento de sus servicios, tales como el correo electrónico, con Microsoft, empresa adherida al denominado Marco de Privacidad de Datos UE-EEUU.

Cualquier persona tiene derecho a conocer si en onLygal Seguros estamos tratando sus datos personales. En particular:

 El interesado tiene derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
 En determinadas circunstancias, el interesado podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
 En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, el interesado podrá oponerse al tratamiento de sus datos. onLygal Seguros dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
 El interesado tendrá derecho a la portabilidad, es decir, a que los datos personales que hubiera facilitado se transmitan directamente a otro responsable en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, cuando técnicamente fuera posible.

El interesado puede ejercer los referidos derechos dirigiendo un email a la dirección electrónica direccion.personal@onlygal.es. Puede obtener información adicional acerca de sus derechos en la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es

Cuando el interesado no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es.